Le présent règlement intérieur a pour but de fixer, dans ses détails, les modalités d’application des statuts et règles de fonctionnement de l’AMICALE PETANQUE CRESTOISE dans l’activité sportive que l’Association pratique : la pétanque et le jeu provençal.
LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
ARTICLE 1 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATION ET LE BUREAU
L’association est dirigée par un Conseil d’Administration de membres élus pour 4 ans, à titre individuel, par l’Assemblée Générale.
Les membres sont rééligibles.
Le mode de scrutin est uninominal à 1 tour, à main levée sauf si plus d’un tiers des membres réclame un vote à bulletins secrets. Tous les membres licenciés peuvent voter.
La composition du Conseil d’Administration doit refléter la composition de l’Assemblée Générale notamment en garantissant l’égal accès des femmes et des hommes aux instances dirigeantes.
Il se compose au minimum de 3 membres, et au maximum 12 dont 1 Président, 1 Secrétaire, 1 Trésorier, mais peut comporter 1 ou plusieurs vice-présidents, 1 Secrétaire-adjoint, 1 Trésorier- adjoint et des assesseurs. Ils constituent alors le bureau.
En cas de vacances des membres du conseil d’administration, pour quelque motif que ce soit, il devra être pourvu nécessairement au remplacement de ou des membres intéressés à l’occasion de la plus proche Assemblée Générale.
Le Conseil d’Administration devra se réunir au moins deux fois par an, sur convocation de son Président ou sur la demande du tiers de ses membres. L’ordre du jour est fixé par le Président et joint à la convocation écrite (par courrier, par mail, ou par sms), ces documents devront être adressés aux membres au moins quinze jours avant la réunion. Seules les questions à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote. La présence d’au moins un tiers des membres est nécessaire pour que le Conseil d’Administration puisse délibérer valablement. Les délibérations sont prises à la majorité des membres présents. Il est admis qu’un licencié donne procuration à un autre de la même association. Celui-ci ne peut avoir plus de 3 procurations. La procuration délivrée devra, sous peine de nullité, être signée des deux licenciés (mandant et mandataire).
Les délibérations sont prises à main levée. Toutefois, à la demande d’au moins un tiers des membres présents, les votes doivent être effectués à bulletins secrets.
En cas d’égalité de voix lors d’un vote, la voix du Président compte double.
Il est également tenu une feuille de présence signée par les membres ayant assisté à la réunion. Les délibérations et résolutions du Conseil d’Administration font l’objet d’un procès-verbal dans le registre de l’association qui est signé par le Président et le Secrétaire.
Les membres du Conseil d’administration doivent veiller à la bonne application du présent règlement.
ARTICLE 2 : LE PRESIDENT
Le Président représente officiellement l’Association auprès des pouvoirs publics et dans tous les actes de la vie civile et en justice.
Il organise les séances du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale avec l’aide du Trésorier et du Secrétaire.
Il veille à l’application des statuts, règlements et de toutes les décisions.
Il signe tous les actes engageant l’Association.
Il ordonne des dépenses et rend compte à l’Assemblée générale de la gestion du Conseil d’Administration.
Il adresse les demandes de licences au Comité Départemental.
Il est membre de droit des commissions éventuelles.
ARTICLE 3 : LE (LA) SECRETAIRE
Il est chargé, avec l’aide du secrétaire Adjoint, de la correspondance de l’Association.
Il rédige les procès-verbaux des séances et les propose aux membres du bureau pour accord.
Il convoque les membres aux différentes réunions et assemblées.
Il rédige les communiqués aux journaux.
Il est chargé de faire les déclarations réglementaires à la préfecture et au service départemental de la jeunesse et des sports.
Il est chargé d’enregistrer les résultats obtenus par les membres de l’Association dans les concours fédéraux et championnats des clubs, organisés par tout club affilié à la FFPJP.
Il établit le classement des joueurs par attribution des points du barème du Comité.
Il fait le compte rendu de la saison sportive de l’année.
Il assure une communication avec le comité départemental.
ARTICLE 4 : LE TRESORIER
Aidé du Trésorier adjoint, il est chargé de la tenue de la comptabilité de l’Association.
Il tient les journaux de caisse et de banque et établit les concordances bancaires.
Il assure avec le Président l’ensemble des opérations financières de l’Association.
Il encaisse le montant des subventions attribuées par les pouvoirs publics ou organismes privés. Il perçoit les cotisations des membres (pour les licences et les cartes de sociétaires).
Il a procuration sur les comptes bancaires, et peut effectuer toutes opérations financières courantes (signer les chèques, déposer les chèques, retirer des espèces, établir des virements, etc….Il règle les dépenses sur factures prioritairement par chèque sur le compte en banque del’Association. Les dépenses en espèces sont réservées aux dépenses inférieures à 50€ et doiventêtre également justifiées par une facture ou une note de caisse dans le cas où la facture est difficile à obtenir.
Il donne son avis sur toutes les démarches administratives de l’Association et y participe si nécessaire.
Il présente à l’Assemblée générale un rapport financier de l’exercice écoulé, et le budget de l’exercice suivant.
Il présente à chaque réunion du Conseil d’administration, les journaux de banque et de caisse, et la situation des comptes bancaires.
ARTICLE 5 : LES ADJOINTS
Le Vice-Président assiste le Président dans ses fonctions et le remplace en cas d’absence. Le(a) Secrétaire adjoint assiste le(a) Secrétaire dans ses fonctions et le(a) remplace en cas d’absence.
Le Trésorier Adjoint assiste le Trésorier dans ses fonctions et le remplace en cas d’absence.
ARTICLE 6 : AUTRES RESPONSABLES
• Responsable des tenues sportives : Il propose des modèles de tenues, prépare la commande, et la fait approuver par le conseil. Il gère les stocks, les conserve et en est le dépositaire. Il les distribue aux joueurs et encaisse le montant de la participation des joueurs établie par le Conseil. Il remet les fonds encaissés au Trésorier. Il établit un inventaire du stock au moins une fois par an au moment de la clôture de l’exercice, pour en tenir compte au niveau du bilan comptable.
- Responsable des achats de la buvette : Il établit les besoins, prépare les commandes, les fait approuver par le Président ou le Trésorier, établit l’inventaire après chaque manifestation, et en fin d’année pour le bilan comptable. L’alcool n’est pas autorisé.
- Responsable de la caisse des concours : Il prépare avec le Trésorier les espèces nécessaires à l’organisation des concours, vérifie son fonds de caisse de départ. Il prépare les jetons de boissons dans le cas de concours sans espèces au comptoir. Il établit son stock de jetons de départ, et l’inventaire en fin de manifestation. Il distribue les jetons en échange des espèces, aux consommateurs de la buvette. Il fait sa caisse en fin de manifestation et la remet au Trésorier.
- Responsable des inscriptions aux fédéraux : Il communique aux joueurs les dates limites d’inscriptions aux concours fédéraux par tous moyens. Il collecte leurs noms, et les N° de licence, nécessaires à leur inscription.
- Responsable des terrains : Il a la responsabilité d’entretenir les terrains de jeu avec le matériel fourni par l’association. Pour les concours il sollicite des volontaires en cas de besoin. Quand les concours ont lieu à l’intérieur du bâtiment, ils doivent être retracés et arrosés avant utilisation.
- Responsable de l’Ecole de pétanque : Il doit être formé pour l’encadrement des jeunes recrues, par la Fédération. Il organise les entrainements, veille à la discipline et à la sécurité des jeunes joueurs.
- Responsable Renouvellement des licences. Il communique au Comité, ou sur le site du Comité ou FFPJP, le renouvellement des licences des joueurs.
- Responsable technique du site internet : il poste les articles, images, photos, et informations proposées par les membres du bureau ou du conseil d’administration. Il veille à la qualité et à la respectabilité des informations publiées. Il les mets à jour régulièrement.
- Responsable des informations publiées sur Facebook : Il poste les articles, images, photos, et informations proposées par les membres du bureau ou du conseil d’administration. Il veille à la qualité et à la respectabilité des informations publiées. Il les mets à jour régulièrement.
- Responsable relations DAUPHINE LIBERE et autres media : il prépare les articles, images, photos, et informations proposées par les membres du bureau ou du conseil d’administration. Il veille à la qualité et à la respectabilité des informations publiées.
Ces fonctions sont facultatives mais peuvent être cumulatives. Les titulaires de ces responsabilités sont désignés par le Conseil d’administration.
ARTICLE 7 : L’ESPRIT
Les joueurs sont conviés à se retrouver aux jours et horaires d’entraînement dans le but de favoriser la cohésion et l’amitié entre joueurs. Des concours sociétaires avec tirage au sort des partenaires sont organisés lors des entrainements si le nombre est suffisant. Les règles élémentaires de la vie de l’association sont :
- le respect d’autrui,
- la convivialité et le bien-être de tous,
- la communication,
- l’ambition de résultats sportifs positifs,
ARTICLE 8 : CAS IMPREVUS
Le conseil d’administration décidera de toute initiative à prendre pour les cas imprévus dans les statuts et règlement intérieur.
LE LOCAL – LES TERRAINS ARTICLE 9 : GENERALITES
Les membres du Conseil d’administration auront la responsabilité de la bonne tenue du local , de la buvette, et des terrains de jeu, sous l’égide des responsables désignés ci- dessus.
Chaque membre est tenu de respecter la propreté du local de la buvette, des WC.
Il est interdit de fumer à l’intérieur des locaux, aux WC, à la buvette, et sur les terrains de jeu.
Il est interdit de consommer des boissons alcoolisées sur les terrains.
L’association s’interdira toute discussion ou manifestation présentant un caractère politique.
ARTICLE 10 : ORGANISATION DES CONCOURS
Pour tous les concours fédéraux organisés par l’Association, les membres de l’association sont sollicités pour s’occuper de l’organisation. Il leur sera donc impossible de jouer ce jour-là sauf dérogations du Président, si cela ne dérange pas le bon fonctionnement de ces concours.
ARTICLE 11 : COMPETITION.
La composition des joueurs représentant le club lors des compétitions officielles (championnats des clubs, interclubs, coupe de France) devra tenir compte des meilleures perspectives de résultats pour l’association. Les joueurs proposeront leurs candidatures mais la composition finale retenue sera établie par le bureau.
Un coach sera désigné pour chaque compétition. Il sera responsable du bon déroulement de la rencontre, de la convocation des joueurs, de la tenue et de la transmission de la feuille de matchs, de la composition des équipes et des changements éventuels en cours de parties. La feuille de match devra être signée par le capitaine désigné.
Les joueurs doivent porter obligatoirement les tenues du club et de manière homogène pendant les concours officiels.
ARTICLE 12 : LOCAL
L’ouverture des locaux sera conditionnée par la disponibilité des adhérents bénévoles et des membres actifs désignés par le Conseil d’administration. L’objectif est d’ouvrir les jours d’entraînement.
Toutefois exceptionnellement, lors d’un événement (jours fériés, concours internes, etc…) les jours d’ouverture peuvent être changés.
Seules les personnes dûment désignées par le Conseil d’administration ou à défaut les membres du bureau, auront accès aux locaux.
ARTICLE 13 : CONCOURS
Le calendrier des concours officiels organisés par l’association devra être approuvé par le conseil d’administration avant d’être confirmé au Comité départemental, afin de s’assurer de la faisabilité des manifestations.
Chaque adhérent se doit d’aider, dans la mesure de ses moyens, à la préparation des concours.
Des réunions de préparation seront organisées par le Conseil d’administration afin de mobiliser et planifier les moyens humains et matériels nécessaires.
En cas de classement des joueurs actif en fin d’année, seuls les résultats des concours fédéraux seront pris en considération.
Les challenges gagnés par un membre actif, qui sont à remettre en compétition, doivent être gardés obligatoirement par l’Association.
La remise des prix pour les joueurs et joueuses sera réalisée à l’AG statuant sur les activités de l’année écoulée.
Le conseil d’administration pourra récompenser un joueur ou une joueuse le plus méritant sur des critères qui peuvent être autres que sportifs.
ARTICLE 14 : DEPENSES
Pour les achats et frais importants (supérieurs à 500€), ceux-ci ne pourront être engagés qu’après accord du Conseil d’administration.
Les autres achats peuvent être engagés exclusivement par le Président, le Trésorier ; le Secrétaire. Un justificatif sera dans tous les cas nécessaire pour un règlement par le Trésorier.
Les demandes de remboursement de frais de déplacement doivent être signées par le Président avant règlement par le trésorier. Elles doivent respecter le barème de remboursement en vigueur.
Seul le Président, le Trésorier sont autorisés à utiliser individuellement les moyens de paiement (chèque, carte, espèces, virement, etc…).
ARTICLE 15 : TERRAINS
La tenue vestimentaire des membres de l’association doit être correcte. Il est interdit de jouer torse nu sur les terrains. L’association décline toutes responsabilités en cas d’accident notamment en cas de port de chaussures ouvertes sur les terrains.
Les enfants sont admis sur les terrains sous l’entière responsabilité de leurs parents. En aucun cas un accident arrivé sur les terrains ne pourra être imputé à l’association.
Les animaux ne sont pas admis sur les terrains. En dehors des terrains ils doivent être tenus en laisse.
L’association décline toute responsabilité en cas d’accident intervenant sur les terrains, quel qu’en soit la gravité.
En cas d’utilisation des terrains de boule lyonnaise, à l’intérieur du bâtiment, les joueurs sont priés de respecter les terrains affectés à la pétanque.
ARTICLE 16 : VOLS ET DEGRADATIONS
L’association décline toute responsabilité concernant le vol ou la dégradation des effets personnels des membres sur les terrains ou dans les locaux.
ARTICLE 17 : DISCIPLINE.
Le membre qui ne tiendrait pas compte du règlement intérieur et qui par son comportement, sa tenue, ses propos, ferait dégénérer l’ambiance de l’association, sera convoqué par le Conseil d’administration, qui examinera son cas, et statuera sur une éventuelle sanction, pouvant aller jusqu’à l’exclusion.
Le Conseil d’administration se réunit sur convocation, à la demande du Président, pour évoquer tout incident indépendant de la pratique du jeu, au cours d’un concours, ou en toute autre circonstance. Il peut selon la gravité du fait rapporté, juger l’intéressé ; il se réserve le droit de sanctionner, après audition jugée utile et nécessaire, tout membre qui par ses propos ou son attitude, aurait discrédité l’association.
Les sanctions sont :
- l’avertissement,
- la suspension,
- l’exclusion,
Pour cette dernière, le Président informera immédiatement le Président du Comité départemental de la FFPJP.
Sa décision est notifiée à l’intéressé par pli recommandé avec accusé de réception.
Modifié le 12 octobre 2018 à CREST
Le Président